Enviar y recibir mensajes con Outlook 2016

Iniciar/salir de Outlook 2016

Según las opciones de visualización que haya activado en su equipo, la pantalla que se muestra cuando se inicia Outlook puede variar ligeramente con respecto a la que presentamos en la captura anterior.

La barra de título (a) muestra a su izquierda la barra de herramientas de acceso rápido con las herramientas Enviar y recibir todas las carpetas , la herramienta Deshacer , que permite deshacer el último comando, y la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rápido , que permite añadir o eliminar herramientas a la barra de herramientas de acceso rápido.

A la derecha, se encuentra la herramienta , que permite elegir la forma en la que se debe mostrar la cinta de opciones. A continuación, el botón Minimizar permite minimizar la ventana conservando la aplicación activa; el botón Restaurar permite reducir la ventana para que ocupe una parte de la pantalla: en ese caso, el botón Restaurar desaparece y aparece el botón Maximizar , que permite volver a la pantalla completa; por último, el botón Cerrar permite salir de la aplicación.

El panel de carpetas

Basta entonces con que haga clic en el nombre de la carpeta cuyo contenido desea ver. Una vez seleccionada la carpeta, se ocultará la lista de carpetas y el panel de carpetas se minimizará de nuevo.

Utilizar la barra de navegación

En la versión 2016 de Outlook, se muestra por defecto la barra de navegación compactada compuesta de botones que permiten alternar rápidamente de una vista a otra (Correo, Calendario, Contactos, Tareas, etc.). Puede optar por mostrar los encabezados en lugar de los botones, igual que en la anterior versión de Outlook.

Por defecto, las vistas Notas y Carpetas no aparecen en el panel de navegación; para mostrar las notas o la lista de carpetas, haga clic en el botón situado a la derecha de los botones y, a continuación, haga clic en la opción Notas o Carpetas.

El contenido del panel de las carpetas cambia en función de la vista seleccionada.

En este ejemplo, se ha seleccionado el Calendario; el botón Calendario se muestra en azul en la barra de navegación.

El panel de lectura

El panel de lectura permite leer un elemento, especialmente un mensaje, sin necesidad de abrirlo. Solo determinadas carpetas como las carpetas Correo y Tareas muestran este panel por defecto.

El nivel de zoom se muestra a la derecha de la herramienta ; al hacer un clic sobre este valor, se abre el cuadro de diálogo Zoom, que permite especificar un valor de zoom personalizado. Por defecto, el valor del zoom aplicado al panel de lectura es de 100 %.

En esta captura, el panel de lectura se encuentra a la derecha y el valor del zoom es de 100 %.

Crear y enviar un mensaje

También puede utilizar el método abreviado de teclado CtrlMayús M desde cualquier carpeta de Outlook.

En la pantalla aparece la ventana del mensaje.

Para obtener más información sobre las cuentas de correo electrónico, consulte el capítulo Cuentas de correo electrónico.

Cuando introduce la primera letra de la dirección de un destinatario a la que pueden corresponder diversas direcciones, Outlook muestra automáticamente una lista que incluye a los destinatarios que corresponden a esa letra. Debe haber introducido al menos una vez la dirección completa de un destinatario para que se proponga en la lista de sugerencias.

Si entre los destinatarios propuestos encuentra al que desea, haga clic en él para insertarlo en la zona Para.

Si hace clic en el símbolo que aparece a la derecha del nombre seleccionado, lo eliminará de la lista.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar nombres.

Si dispone de varias libretas de direcciones, abra la lista Libreta de direcciones y seleccione...

Consultar un mensaje recibido

Es posible que aparezca un mensaje de aviso bastante discreto en la esquina inferior derecha del escritorio con el fin de advertirle de la llegada de un mensaje de correo si la opción Mostrar alerta de escritorio del cuadro de diálogo Opciones de Outlook está marcada (pestaña Archivo - Opciones - categoría Correo - zona Llegada del mensaje).

En ese caso:

Cuando hace doble clic en un mensaje, este se muestra en una nueva ventana que recuerda, entre otros datos, el nombre del remitente y el de los diversos destinatarios. 

Si su mensaje contiene imágenes, es posible que no estén visibles y que deba descargarlas.

Responder a un mensaje

Si ha seleccionado el mensaje de origen sin abrirlo, la ventana de respuesta (RE) se abre en el panel de lectura; si ha abierto el mensaje de origen, aparece una ventana de respuesta (RE), como es el caso en el ejemplo que presentamos. Independientemente del método utilizado, Outlook toma el nombre del remitente del mensaje de origen como destinatario de la respuesta y coloca, delante del asunto, los caracteres RE; el mensaje original se reproduce íntegramente en el área destinada al cuerpo del mensaje.

Si utiliza una cuenta Exchange Server 2010 o superior, la barra...

Reenviar un mensaje recibido

Es posible reenviar un mensaje a una tercera persona.

Si ha seleccionado el mensaje de origen sin abrirlo, se abre la ventana de reenvío del mensaje (RV) en el panel de lectura; si ha abierto el mensaje de origen, se abre la ventana de reenvío (RV). Independientemente del método utilizado, el asunto del mensaje se mantiene, aunque precedido por las letras RV, y el mensaje original se muestra en el área del cuerpo de texto.

Como en el caso de las respuestas, los comentarios que introduzca aparecerán en azul. En este ejemplo, el reenvío del mensaje se realiza por medio de una nueva ventana.

En la ventana de origen del mensaje reenviado, Outlook muestra la fecha y la hora del reenvío.

Insertar un archivo

Se trata de adjuntar un archivo al mensaje.

El botón Adjuntar archivo también se encuentra en el grupo Incluir de la pestaña Insertar.

Se muestra la lista con los últimos documentos utilizados.

Si ha escogido alguna de las dos últimas opciones, el cuadro de diálogo Insertar archivo se muestra en pantalla.

Si su mensaje está en formato HTML o Texto sin formato, el documento seleccionado se muestra en la zona Adjunto.

Si su mensaje tiene...

Recibir un mensaje con datos adjuntos

Recordamos que, por razones de seguridad, Outlook analiza los datos adjuntos a los mensajes recibidos o enviados y bloquea sistemáticamente todos los tipos de archivos susceptibles de contener un virus (como por ejemplo los archivos .bat, .exe, .vbs, .js...). Si se produce un bloqueo, Outlook reemplaza el archivo adjunto por este mensaje:

Mostrar una vista previa de un archivo adjunto en el panel de lectura

Puede ver rápidamente el contenido de un archivo adjunto sin necesidad de abrirlo. Para ello, el mensaje correspondiente debe tener el formato HTML o bien ser texto sin formato; nunca puede tener el formato de texto enriquecido.

 Asegúrese de que el panel de lectura aparece en pantalla: pestaña Vista - grupo Diseño - botón Panel de lectura - Derecha o Inferior.

 Seleccione el mensaje que contiene el archivo adjunto del que desea obtener una vista previa.

El contenido del mensaje en cuestión puede verse en el panel de lectura, y los archivos adjuntos a él se muestran a la derecha de la zona Mensaje, situada en la parte superior del panel.

 Haga clic en el archivo adjunto del que desee obtener una vista previa.

Viendo el tipo de archivo, es posible que el panel de lectura muestre un mensaje en el que se recomienda no mostrar la vista previa a no ser que el archivo provenga de una fuente de confianza.

 A continuación, haga clic en el botón Vista preliminar de archivo.

La vista previa del contenido del archivo adjunto aparece en el panel de lectura y se selecciona la pestaña Datos adjuntos en la cinta de opciones.

 Si es preciso, utilice las barras de desplazamiento...