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Configuración de los mensajes
Crear una o varias firmas
Puede crear varias firmas con el fin de personalizar sus mensajes.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y en la categoría Correo.
Haga clic en el botón Firmas de la zona Redactar mensajes.
Haga clic en el botón Nueva, introduzca el nombre que se atribuirá a la firma en la zona Escriba un nombre para esta firma para esta firma y luego haga clic en el botón Aceptar.
Introduzca el texto de la firma en la zona del recuadro Editar firma y luego aplíquele un formato usando las herramientas que ofrece el programa.
Para agregar una tarjeta de presentación
electrónica, coloque el punto de inserción en
el lugar que desee de la zona de texto de la firma y haga clic en
el botón 
. Seleccione
a continuación el contacto que corresponda a la tarjeta de
presentación que se va a agregar, modifique si es preciso
su tamaño usando la lista Tamaño y
luego haga clic en el botón Aceptar.
Para agregar un hipervínculo, coloque
el punto de inserción en el lugar que desee de la zona
de texto de la firma y haga clic en la herramienta Insertar hipervínculo 
. Seleccione el archivo, la página web
o la dirección de correo electrónico al que debe enviar
el vínculo y haga clic en el botón Aceptar para insertarlo.
Para agregar una imagen, coloque el punto de inserción...
Firmar automáticamente los mensajes
Para evitar tener que insertar su firma con cada nuevo mensaje, deberá configurar la firma automática.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones, en la categoría Correo y, a continuación, en el botón Firmas situado en la zona Redactar mensajes.
Se abre el cuadro de diálogo Firmas y plantilla.
Si posee varias cuentas de correo electrónico, seleccione aquella cuyos mensajes desea firmar automáticamente usando la lista Cuenta de correo electrónico.
Seleccione, en la lista Mensajes nuevos, la firma que se insertará en cada nuevo mensaje que cree.
Seleccione, en la lista Respuestas o reenvíos, la firma que se insertará en los mensajes de respuesta y de reenvío.
Si posee varias cuentas de correo electrónico, lleve a cabo estas acciones para las cuentas a las que desee asignar una firma automática.
Haga clic sucesivamente en los dos botones Aceptar.
Para desactivar la inserción automática de una firma, abra el cuadro de diálogo Firmas y plantilla, seleccione la cuenta correspondiente en la lista Cuenta de correo electrónico y luego haga clic en la opción (ninguna) de la lista Mensajes nuevos o Respuestas o reenvíos. Para terminar, haga clic sucesivamente en los dos botones Aceptar.
También puede insertar manualmente una firma en un mensaje (ver...
Elegir cómo ser avisado de la llegada de nuevos mensajes
Outlook dispone de diversas fórmulas para hacer saber al usuario que tiene un nuevo mensaje en su Bandeja de entrada.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y en la categoría Correo.
En la zona Llegada del mensaje, marque o desmarque las opciones deseadas en función del modo como desee ser avisado de la llegada de nuevos mensajes; la opción Mostrar una alerta de escritorio permite visualizar durante algunos segundos, cuando llega un mensaje nuevo, una pequeña ventana en la que se muestra el nombre del remitente, el asunto y una vista rápida del texto.
Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones de Outlook.
Si ha elegido Mostrar una alerta de escritorio, cuando llegue un nuevo mensaje aparecerá la siguiente ventana en la parte inferior derecha del Escritorio:
Administrar el correo electrónico cuando está fuera de la oficina
Esta función solo está disponible si usa una cuenta de Microsoft Exchange Server.
Notificar una ausencia
Puede enviar automáticamente un mensaje a los usuarios que intentan contactar con usted cuando está fuera de la oficina.
Si usa una cuenta de Exchange Server 2003 o una versión anterior, el cuadro de diálogo que le permite administrar el correo cuando está fuera de la oficina no se presenta como el que se muestra a continuación. No le permitirá dar formato a sus respuestas, ni planificar rangos de horas en los cuales deben enviarse los mensajes automáticos, ni enviar respuestas automáticas diferentes a personas que no forman parte de su organización (su empresa). Para poder disponer de todas estas funciones, debe usar una cuenta de Microsoft Exchange Server 2007 o superior.
Haga clic en la pestaña Archivo, en la opción Información y, a continuación, en el botón Respuestas automáticas.
Active la opción Enviar respuestas automáticas.
Para planificar un rango de horas en el que deben enviarse los mensajes automáticos, marque la opción Enviar solo durante este intervalo de tiempo. A continuación, especifique la fecha y la hora de inicio, así como la fecha y la hora de finalización de este periodo de tiempo usando las listas Hora de inicio y Hora de finalización.
Si no se define ningún rango de horas, las respuestas automáticas se enviarán hasta que desactive el envío de respuestas automáticas.
Para introducir el texto de la respuesta que se enviará a las personas de su organización...
Aplicar un formato condicional al texto de los mensajes
Crear una regla de vista
Se trata de crear reglas de vista que permitan aplicar automáticamente un formato al texto de determinados mensajes de una carpeta. Por ejemplo, si desea que los mensajes procedentes del contacto Arnau Font aparezcan subrayados y en negrita en su Bandeja de entrada. Las reglas que así se definen, se aplican a los mensajes de la vista activa.
Seleccione la carpeta que contiene los mensajes a los que desea aplicar una regla de vista.
Seleccione la vista para la que desea crear una regla mediante el botón Cambiar vista de la pestaña Vista (grupo Vista actual).
También en la pestaña Vista, haga clic en el botón Configuración de vista, del grupo Vista actual y, a continuación, haga clic en el botón Formato condicional.
Haga clic en el botón Agregar del cuadro de diálogo Formato condicional que aparece y, a continuación, introduzca el nombre de esta nueva regla de vista en la zona Nombre.
Haga clic en el botón Fuente, especifique el formato deseado usando las opciones del cuadro de diálogo Fuente y, a continuación, confirme sus selecciones haciendo clic en el botón Aceptar.
A continuación, haga clic en el botón Condición y defina los criterios de la regla usando las opciones de la pestaña Mensajes.
Aquí, el formato...
Administrar el correo electrónico no deseado
El filtro de correo no deseado se ha diseñado para evitar que lleguen a su bandeja de entrada mensajes que usted no ha pedido, como los spam. Este filtro utiliza una tecnología que evalúa si un mensaje debe tratarse como correo no deseado en función de diversos criterios, como la hora de envío y el contenido del email.
Además, Outlook integra una protección contra los ataques por phishing, tipo de estafa que se basa en la usurpación de datos personales (nombre, fecha de nacimiento, número de afiliación a la Seguridad Social, contraseñas...) o financieros (coordenadas bancarias, números de tarjeta de crédito...), los cuales se consiguen a través de un falso e-mail que aparenta haber sido enviado por una entidad digna de confianza. En este email se explica que la «entidad emisora» necesita comprobar determinados datos del destinatario, y se invita a este último a hacer clic en un hipervínculo, el cual conduce a un sitio falso que es prácticamente idéntico en todo al sitio de verdad, al que emula. Una vez en esta página, se pide al destinatario del email (y víctima de phishing) que introduzca sus datos, los cuales son «capturados» por los estafadores, quienes los utilizan en su propio beneficio (y en perjuicio de la víctima, obviamente).
Modificar las opciones de filtro del correo electrónico no deseado
En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Correo no deseado del grupo Eliminar y, a continuación, haga clic en la opción Opciones para el correo electrónico no deseado.
Compruebe que la pestaña Opciones esté activa.
Si usa Outlook como particular (sin Microsoft Exchange), hay una opción adicional disponible: Desactivar los enlaces y otras funciones en los mensajes fraudulentos de tipo phishing (recomendado).
Seleccione el nivel de protección que quiera aplicar:
|
Sin filtrado automático |
El filtro de correo electrónico no deseado está desactivado; no obstante, Outlook sigue moviendo a la carpeta Correo electrónico no deseado los mensajes cuyos remitentes se han agregado a la lista de Remitentes bloqueados; se trata de la opción activa por defecto. |
|
Bajo |
Solo los mensajes que parecen claramente no deseados... |
Administrar los mensajes usando el Asistente para reglas
El Asistente para reglas permite crear reglas con el fin de administrar automáticamente los mensajes.
Crear una regla
Asegúrese de que esté seleccionada una carpeta de correo electrónico.
En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Reglas del grupo Mover y, a continuación, haga clic en la opción Administrar reglas y alertas.
Haga clic, si es preciso, en la pestaña Reglas de correo electrónico.
Haga clic en el botón Nueva regla.
Para crear una regla a partir de una plantilla, seleccione, en la zona Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado del Paso 1, la plantilla de regla que debe usarse para crear la nueva. A continuación, haga clic en cada vínculo subrayado de la zona Paso 2 y especifique las condiciones y las acciones de la plantilla de regla seleccionada.
Las condiciones y las acciones de la plantilla también pueden definirse, si es preciso, en el siguiente paso del Asistente para reglas.
Para crear una regla a partir de una regla en blanco, especifique cuándo deben verificarse los mensajes seleccionando una de las dos opciones de la zona Iniciar desde una regla en blanco (Paso 1): Aplicar regla a los mensajes que reciba o Aplicar a los mensajes que envíe.
Haga clic en el botón Siguiente.
Si tiene que definir condiciones suplementarias para la nueva regla, marque la opción o las opciones correspondientes en la zona Paso 1 y luego especifique, si es preciso, las nuevas condiciones haciendo clic en cada vínculo subrayado de la zona Paso 2.
Haga clic en el botón...
Usar los pasos rápidos para automatizar las tareas repetitivas
Si debe realizar a menudo una misma tarea, puede guardar las acciones necesarias para su ejecución en un paso rápido. Así, podrá, por ejemplo, mover rápidamente mensajes a una carpeta determinada o incluso reenviar un mensaje a su responsable. Por defecto, Outlook pone a su disposición algunos pasos rápidos, pero también puede crear los suyos propios.
Configurar un paso rápido existente
Si desea usar uno de los cinco pasos rápidos propuestos por Outlook, debe configurarlos de antemano.
En la pestaña Inicio,
haga clic en el botón 
del grupo Pasos rápidos.
Aparece el cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos con los pasos rápidos en la lista Paso rápido.
Seleccione el paso rápido que desea configurar.
Podrá ver una Descripción del paso rápido seleccionado en el recuadro correspondiente.
Haga clic en el botón Editar.
La zona Acciones muestra la acción o las acciones asociadas al paso rápido. Observe que algunas de estas acciones están incompletas. Este es el caso de la primera acción, para la cual el usuario deberá seleccionar la carpeta a la que se moverán los mensajes.
Puede cambiar el nombre que desea dar al paso rápido en la zona Nombre.
Si desea cambiar el icono asociado al paso rápido, haga clic en el icono visible situado al lado de la zona Nombre, seleccione un nuevo icono y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.
Complete la configuración de las acciones existentes según el comportamiento que desea que tenga el paso rápido.
En nuestro ejemplo, los mensajes se moverán a la carpeta Planificación después de haberse marcado como leídos.
Para agregar una acción, haga clic en el botón Agregar acción, elija la acción...
