Optimizar las interfaces de Access

Personalizar las opciones de Access

Para hacer que la aplicación tenga el mayor éxito posible después de su inicio, Microsoft Access permite gestionar un gran número de opciones de inicio. Puede acceder a estas opciones en la pestaña Archivo - Opciones. Al seleccionar la pestaña Base de datos actual en la pestaña de navegación de la izquierda.

Se muestra la siguiente interfaz.

Algunas de estas opciones solo se pueden manipular en la interfaz, mientras que otras también en VBA.

Se podrán utilizar las propiedades de la base activa (CurrentDb.Properties), pero también es posible controlar las opciones con los métodos SetOption (nombre de la opción seguida del valor que tomará la opción) y GetOption (nombre de la opción) del objeto Application.

Las propiedades y métodos tendrán la siguiente sintaxis general:

CurrentDb.Properties("NombrePropiedad").Value = ValorPropiedad 
Application.SetOption "NombreOption", ValorOption 
X = Application.GetOption ("NombreOption") 

2. Opciones de navegación

Haciendo clic en el botón Opciones de navegación en la interfaz Opciones de Access, aparece la siguiente interfaz:

A cada opción de la interfaz le puede corresponder una propiedad VBA o una opción y un tipo de dato.

Etiqueta en la interfaz Opciones de Access	Propiedad u opción correspondiente	Tipo de dato
Ver la pestaña de navegación	StartUpShowDBWindow	Boolean
Mostrar objetos ocultos	Show Hidden Objects	Boolean
Mostrar objetos del sistema	Show System Objects	Boolean
Mostrar barra de búsqueda	Show Navigation Pane Search Bar	Boolean
Abrir objetos con ...	Database Explorer Click Behavior	Byte

3. Opciones de la barra de herramientas y de la cinta de opciones

A cada opción de la interfaz le puede corresponder una propiedad...

Personalizar las cintas de opciones

Para no limitarse a la única cinta de opciones por defecto que propone Access durante el uso de la aplicación, además de conseguir el objetivo de hacer algunas acciones lo más intuitivas posible, puede ser importante implementar menús dedicados y, por tanto, nuevas cintas de opciones. El objetivo de esta sección es explicar la cinta de opciones de Access original: cómo se forma, cómo interactuar con ella y para terminar cómo hacerla dinámica en su aplicación, personalizándola.

1. La cinta de opciones de Access

La cinta de opciones de Access es la interfaz que ha sustituido al menú de las versiones 2003 y anteriores. Esta cinta de opciones permite visualizar u ocultar las pestañas según el lugar donde está el usuario. Cada pestaña contendrá un determinado número de grupos en los que estarán accesibles las funcionalidades, haciendo clic en imágenes, iconos, zonas de listas desplegables, etc.

a. Las pestañas en Access

Las pestañas que se muestran de base son las siguientes:

Pestaña	Principales grupos	Descripción
Archivo	Nuevo, Abrir, Información, Guardar, Imprimir, Opciones	Permite gestionar los archivos de base de datos y acceder a las opciones de Access.
Inicio	Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar, Formato de texto	Permite gestionar el modo de visualización, copiar/pegar elementos desde el portapapeles, gestionar los registros del objeto que se está usando, buscar y formatear el texto.
Crear	Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y código	Permite la creación de nuevos objetos de Access, tanto manualmente como pasando por el Asistente de Access.
Datos externos	Importar y vincular, Exportar	Permite importar y exportar datos desde/hacia diversas fuentes soportadas por Microsoft Access 2021.
Herramientas de base de datos	Herramientas, Macro, Relaciones, Analizar, Mover datos, Complementos	Permite compactar la base de datos, acceder a Visual Basic Editor, gestionar las relaciones entre tablas de la base de datos, analizar la estructura y el rendimiento de la base de datos, crear una estructura front-end/back-end de la base de datos e incluso activar las librerías de Complementos.
Ayuda	Ayuda	Permite mostrar la ayuda, dar su opinión y conocer las no-vedades (Microsoft 365)

b. Buscar las herramientas adaptadas

Disponible desde la versión 2016 de Access, hay disponible un motor de ayuda en las pestañas. Es suficiente con indicar las palabras clave para las que desea obtener la ayuda.

Cuando se entra en la zona de texto, Microsoft Access propone entradas por defecto, mostrándolas como un menú desplegable.

Cuando el usuario escribe una o varias palabras, Microsoft Access le propone directamente un acceso a las funcionalidades disponibles. Por ejemplo, escribiendo la palabra Inf, Access 2021 propone lo siguiente:

Esta herramienta es muy práctica y le lleva a la ayuda en línea clásica si hace clic en Obtenga ayuda.

c. Asociación de la cinta de opciones

En el modo Creación de formularios e informes, en las propiedades Otras (ver los capítulos respectivos), podemos ver una propiedad llamada Nombre de banda de opciones.

Por tanto, es posible asociar a un objeto de Access una cinta de opciones...