El lenguaje SQL aplicado a Access

El lenguaje SQL

El lenguaje SQL (Structured Query Language) es el lenguaje utilizado en Access para extraer, actualizar o eliminar datos que pertenecen a diferentes tablas de la base de datos. El objetivo de las siguientes secciones es explicar las diferentes estructuras y sintaxis que se pueden utilizar para este fin. Aunque se permite usar un amplio abanico de las instrucciones normalizadas SQL, Access y por extensión VBA no respetan la integridad de las funciones llamadas nativas de SQL.

Los cálculos en las consultas

Es posible realizar cálculos sobre los datos a partir de las consultas SQL. Por ejemplo, determinar el número total de empleados por cada ubicación, o incluso el salario de los empleados.

Existen varias funciones en SQL (total COUNT, suma SUM, mínimo MIN, máximo MAX, etc.), que se completan con otras funciones directamente de VBA (Left, Right, Mid, DateSerial, etc.).

Por ejemplo, la siguiente consulta permite visualizar los nombres y las iniciales del apellido de todos los empleados.

SELECT EMP_NOMBRE, Left(EMP_APELLIDO,1) As Iniciales 
FROM ENI_EMPLEADOS_EMP 

La cláusula GROUP BY

Cuando se hacen cálculos en una consulta, algunas veces es necesario agrupar los campos sobre los que no se hace ningún cálculo. El cálculo solo devolverá una única línea por grupo. Las agrupaciones se hacen con la cláusula GROUP BY. 

La siguiente consulta permite sumar los salarios totales para cada identificador de oficina. Los empleados sin oficina se excluirán del cálculo.

SELECT EMP_OFI_ID, SUM(EMP_SALARIO) AS Salarios_Totales 
FROM ENI_EMPLEADOS_EMP 
WHERE EMP_OFI_ID IS NOT NULL 
GROUP BY EMP_OFI_ID; 

La cláusula HAVING

Así como es posible filtrar los valores en los registros, también es posible aplicar criterios de filtro a los cálculos de agrupación. Para esto se usa la cláusula HAVING.

Por ejemplo, si solo se desea visualizar las ubicaciones cuyo número de empleados ha sido estrictamente inferior a 10:

SELECT Count(ENI_EMPLEADOS_EMP.EMP_ID) AS NumeroEmpleados, 
ENI_OFICINA_OFI.OFI_ID  
FROM ENI_OFICINA_OFI INNER JOIN ENI_EMPLEADOS_EMP ON 
ENI_OFICINA_OFI.OFI_ID = ENI_EMPLEADOS_EMP.EMP_OFI_ID  
GROUP BY ENI_OFICINA_OFI.OFI_ID 
HAVING (((Count(ENI_EMPLEADOS_EMP.EMP_ID))>10)); 

La cláusula ORDER BY

Durante la visualización de los datos resultantes de la consulta, es posible ordenarlos. La cláusula ORDER BY permite indicar en qué campos se desea realizar una ordenación. Es posible ordenar de dos maneras diferentes: creciente (ascendente), con la palabra clave ASC, y decrenciente (descendiente), con la palabra clave DESC. Si no se especifica ningún orden, el orden por defecto que se aplica es el creciente (ASC). Cada campo puede tener su propio orden.

La sintaxis SQL es la siguiente:

ORDER BY Campo_1 [ASC o DESC] [, Campo_2 [ASC o DESC]] 

Por ejemplo, la siguiente consulta hará que aparezcan los empleados por orden decreciente de fecha de inicio de empleo y los nombres por orden alfabético (creciente).

SELECT EMP_NOMBRE, EMP_INICIO_TRABAJO 
FROM ENI_EMPLEADOS_EMP 
ORDER BY EMP_INICIO_TRABAJO DESC, EMP_NOMBRE ASC 

Los alias, el operador AS

Es posible añadir tantas columnas como se quiera en una consulta (con el límite de 255 campos máximo). Para esto se usa la palabra clave AS. Este operador también permite asignar un nombre a cómo queremos ver un campo calculado.

Ejemplo de alias utilizado para el número de empleados por fecha de inicio de trabajo:

SELECT COUNT(EMP_ID) AS Num_Empleados, EMP_INICIO_TRABAJO As 
'Fecha de incio de Trabajo' 
FROM ENI_EMPLEADOS_EMP  
GROUP BY EMP_INICIO_TRABAJO 

Observe que es posible utilizar alias con espacios, encerrándolos entre apóstrofes - incluso comillas -, y que el alias en sí mismo debe tener un apóstrofo, por lo que tiene que duplicarlo en su consulta para que sea válida.

El comando SELECT INTO

De la misma manera que la consulta INSERT INTO va a añadir registros nuevos en una tabla existente, la consulta SELECT INTO va a crear una nueva tabla y añadir en ella los registros. La sintaxis general de este comando es la siguiente:

SELECT Campo_1 [, Campo_2] INTO TablaDestino  
FROM TablaOrigen  
[WHERE <lista de condiciones>] 

Se va a crear una tabla TablaDestino sobre la marcha (si la tabla TablaDestino ya existe, aparecerá un mensaje de alerta indicando que ya existe y se eliminará). Cada campo de la consulta se creará en la tabla TablaDestino, y después se añadirán los registros del resultado de la consulta SELECT.

Ejemplo de consulta de inserción de los controles de calidad anteriores a 2020 en una tabla CONTROLES_CALIDAD ARCHIVADOS:

SELECT * INTO T_CONTROLES_CALIDAD ARCHIVADOS FROM  
ENI_CONTROLES_CALDIAD_CTL 
WHERE CTL_FECHA_CONTROL<=#01/01/2020# 

El comando UPDATE

El comando UPDATE se utiliza para actualizar los datos ya presentes en las tablas. Este comando corresponde al tipo de consulta Actualización en Access. También se trata de una consulta de tipo Acción. La sintaxis general de este comando es la siguiente:

UPDATE Tabla_ACT 
SET Campo_1=valor_1 [, Campo_2=Valor_2] 
[WHERE <lista de condiciones de actualización>] 

Para cada registro que responde a las condiciones propuestas, se actualizará sus campos. Si no hay ninguna condición (no hay cláusula WHERE), se actualizan todos los registros.

Ejemplo de una consulta de actualización:

UPDATE ENI_EMPLEADOS_EMP 
SET EMP_TITULO='Director Financiero' 
WHERE EMP_ID=3 

Esta consulta actualiza el destete para el animal que se llama Maki.

El comando DELETE

El comando DELETE permite eliminar registros. Corresponde al tipo de consulta Eliminación de Access. La sintaxis general es la siguiente:

DELETE * FROM Tabla_A_Vaciar 
[WHERE <lista de condiciones>] 

Se eliminarán todos los registros de la tabla Tabla_A_Vaciar que se corresponden con las condiciones propuestas.

Ejemplo de consulta de eliminación de los controles de calidad anteriores a 2012:

DELETE * FROM CONTROLES_CALIDAD_CTL 
WHERE CTL_FECHA_CONTROL<=#01/01/2012# 

Los otros comandos

La lista de comandos no se limita a la selección, inserción, actualización y eliminación. A continuación, se muestra la lista del resto de los comandos SQL añadidos por Access.