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La fase de definición
Objetivo
Cuando la empresa inscribe en su estrategia un proyecto web, antes de lanzarse a su realización conviene definir bien ese proyecto. Un proyecto web no es cualquier cosa: responde a una expectativa o a una necesidad precisas. Este proyecto tendrá necesariamente repercusión en la organización de la empresa, en su imagen de marca y en su entorno competitivo. La fase de definición, que es también una fase de preparación o de arranque del proyecto web, es la primera etapa hacia su realización. Esta fase se desarrolla internamente en la empresa. El objetivo es saber si el proyecto es factible y en qué condiciones.
Durante esta fase, además de valorar lo que puede aprovecharse, se realiza un inventario de las necesidades; el presupuesto y la planificación se evalúan con precisión y se propone un equipo para el proyecto. La fase de definición llega a su fin cuando se dispone del estudio de viabilidad. Este documento se enviará a la Dirección General con objeto de que esta disponga de todos los elementos necesarios para adoptar la decisión de realizar o no el proyecto. Si finalmente se decide llevarlo a cabo, se redactará una nota de lanzamiento para comunicar que oficialmente el proyecto entra en fase de lanzamiento.
La definición del proyecto
Dentro de la empresa, los promotores del proyecto web raramente son profesionales del ramo, sino especialistas de sus propios oficios. Esto significa que es el jefe de proyecto web el que debe identificar bien qué es lo que la empresa espera realmente de dicho proyecto. En esta fase del proyecto, aún no es preciso concretar el detalle de las especificaciones funcionales. Por ahora, el jefe de proyecto simplemente deberá describir las líneas principales.
1. Auditoría de lo que ya existe (y puede aprovecharse)
Con frecuencia, uno de los requisitos del proyecto implica la auditoría del sitio web existente y de la organización de la empresa. El informe de auditoría y las propuestas del auditor proporcionarán las primeras pistas sobre el proyecto.
Raramente un proyecto de sitio web parte completamente de cero; por lo común, existen materiales previos susceptibles de mejora. Es necesario analizar lo que ya existe para identificar qué es lo que puede mantenerse y lo que puede mejorarse (posicionamiento, publicaciones útiles, alianzas...) y lo que hay que descartar.
El auditor formaliza sus propuestas en un documento. Este documento de auditoría de lo que ya existe permite obtener un estado preciso de los sitios y viene a complementar el estudio de las necesidades.
2. Las necesidades y las expectativas
Nunca se pone en marcha un proyecto web sin una razón; como mínimo, este responde a una necesidad y a una expectativa que se hallan en el origen del proyecto. Es importante identificar bien qué es lo que la empresa espera realmente de su sitio web.
Dentro de la empresa existen tres grandes actores que deben tenerse siempre presentes: las instancias directivas, los colaboradores (los que van a conseguir que el sitio web esté vivo) y los usuarios (los internautas objetivo). Olvidar las aspiraciones de uno de estos actores aboca el proyecto web al fracaso; es necesario integrarlos a los tres en el proceso de recopilación de las necesidades.
Las instancias directivas de la empresa pondrán énfasis en las necesidades y en las expectativas vinculadas con la estrategia de la empresa. Cada una de las direcciones tendrá sus propias necesidades y sus propias expectativas en función de sus objetivos. Con frecuencia, las más interesadas son la dirección general, la dirección...
La organización del proyecto
Una vez definido el proyecto y el presupuesto necesario, ya solo queda abordar el tema de los plazos. El jefe de proyecto web debe definir las grandes fases del proyecto. De cada fase, es recomendable describir los objetivos y los entregables de fin de fase. Cada una de estas grandes fases agruparán, a su vez, un conjunto de etapas.
1. La macroplanificación
En esta fase, debe definirse y redactarse una macroplanificación que retome las diferentes fases y las ubique en el tiempo. Incluso aunque el jefe de proyecto web no deba establecer más que una macroplanificación (a nivel de fase), puede comenzar motu proprio a planificar las diferentes etapas que componen una fase.
Además, a fin de asegurarse de que se movilizarán de forma interna todos los recursos necesarios para la correcta realización del proyecto, conviene sensibilizar a la dirección sobre su disponibilidad detallando, por ejemplo, la fase de creación, que requiere mucho tiempo de validación.
La macroplanificación puede realizarse con un software de planificación especializado (por ejemplo, MS Project de Microsoft).
Esencialmente, esta macroplanificación permite definir una fecha de inicio y una fecha de fin del proyecto. Los hitos importantes (sobre todo en lo que respecta a las variaciones durante la fase de creación) deben resaltarse.
Antes que nada, esta macroplanificación debe permitir a la dirección de la empresa tomar consciencia de la duración del proyecto.
2. La administración del proyecto
Con objeto de que todo este claramente definido, conviene nombrar expresamente a los actores que tomarán las decisiones relativas al proyecto: quién es el director del proyecto y cuál es su papel, quién valida qué y de qué forma se aclaran las cuestiones para las que se exige una respuesta precisa.
Si a estas alturas subsiste algún área oscura, el proyecto emprende la marcha con un obstáculo importante.
Esta «administración» debe ser validada por el conjunto de actores a fin de que cada uno tome la responsabilidad del papel que desempeña en el proyecto.
Más allá de los papeles de cada uno, deben constituirse los comités que llevarán a cabo el seguimiento del proyecto (comité de dirección, comité de seguimiento)....
