El objetivo de este libro es ayudarle a crear tablas relativas a la gestión del tiempo, basadas en la utilización de datos tipo fecha y hora, y de funciones integradas de Excel.

Principalmente está dirigido a los responsables de RRHH, contables y administradores de empresa, que deban trabajar con datos relativos al tiempo, pero igualmente a todos aquellos que deseen aprender un método de creación, mejorar sus conocimientos de la hoja Excel, conocer trucos para ganar tiempo o entender la complejidad de cada comando para elegir aquellos que se adapten mejor a un proyecto en concreto.

A través de seis proyectos inspirados en casos reales de empresa (creación del esqueleto de una planificación, gestión de horarios, gestión de ausencias, seguimiento de horas extra, calculadora de entregas y gestión de tareas de un proyecto), seguirá las diferentes etapas de la creación de un proyecto: análisis de las necesidades, comparación y elección de las herramientas Excel, implementación paso a paso sobre el programa, y rectificación y mejora a lo largo de la construcción del proyecto.

Tanto si Vd. es un usuario principiante o avanzado, en este libro encontrará numerosos trucos y consejos sobre Excel. Utilizará herramientas sencillas como el formato condicional, la copia de datos, los comentarios, el plan, los filtros, la protección de los datos, y herramientas más complejas como la validación de datos, las tablas dinámicas, las funciones condicionales simples o encadenadas, las fórmulas matriciales, las macros grabadas...

De cada fórmula de cálculo utilizada se explica detalladamente tanto su construcción sintáctica como su aplicación.

Este libro se ha redactado con la ayuda de la versión 2013 de Excel. Puede descargar los diferentes proyectos de la web de Ediciones ENI www.ediciones-eni.com.

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Capítulo 1: Introducción

1. A. ¿A quién se dirige este libro?
2. B. Presentación
3. C. ¿Cómo leer este libro?
   1. 1. Información general
   2. 2. Proyectos individuales
   3. 3. Detalles sobre los proyectos propuestos
4. D. Descarga

Capítulo 2: La fase de diseño

1. A. Introducción
2. B. ¿En qué consiste la fase de diseño?
3. C. Proyecto ejemplo
   1. 1. Enunciado
   2. 2. ¿Cuál es el objetivo principal que queremos conseguir? ¿Cuáles son las condiciones?
      1. a. Formulación de los objetivos y condicionantes
      2. b. Análisis de las condiciones
   3. 3. ¿Qué datos se deben introducir? ¿Cómo organizarlos? ¿Cuál será el tamaño de la tabla?
      1. a. Definición de los datos
      2. b. Tipo de datos
      3. c. Tamaño de la tabla
   4. 4. ¿A quién se destina el resultado final? ¿En qué soporte se debe presentar?
      1. a. Destinatario de la tabla
      2. b. El soporte final
   5. 5. ¿El creador es el usuario? ¿Quién deberá introducir o utilizar los datos?
   6. 6. ¿Esta tabla se utilizará una o más veces? ¿Es una plantilla?
4. D. Elección de las herramientas de Excel
   1. 1. Indicaciones - Comentarios - Listas desplegables
      1. a. Introducir una indicación en una celda
      2. b. Insertar un comentario
      3. c. Mostrar un pop-up
      4. d. Listas desplegables
      5. e. Prohibir valores
   2. 2. Escribir varias líneas en la misma celda
      1. a. Salto de línea forzado
      2. b. Ajustar texto
   3. 3. Fórmula de cálculo
   4. 4. El diseño de página
      1. a. La orientación del documento
      2. b. Los márgenes y/o el ajuste de la escala
      3. c. Repetición de las filas o columnas de título
   5. 5. Reproducir la misma tabla
      1. a. Copiar-pegar
      2. b. Copiar y pegado especial
      3. c. Copiar la hoja entera
      4. d. Grupo de trabajo
   6. 6. Proteger la tabla
      1. a. Proteger el fichero para lectura
      2. b. Proteger el fichero para escritura
      3. c. Proteger el libro
      4. d. Proteger la hoja
5. E. Conclusión

Capítulo 3: Introducción al concepto de tiempo

1. A. ¿Qué significa gestionar el tiempo en Excel?
2. B. ¿Cómo introducir una fecha?
3. C. ¿Cómo introducir una hora?
4. D. La codificación real de las fechas y horas
   1. 1. Las fechas
   2. 2. Las horas
5. E. Los formatos
   1. 1. La configuración regional
   2. 2. Inconvenientes de los formatos fecha y hora
      1. a. Reconocimiento de los formatos introducidos
      2. b. Reconocimiento de los formatos importados
   3. 3. Los formatos personalizados
6. F. Trabajar con horas
   1. 1. Convertir una hora en fracción de horas, de minutos o segundos
   2. 2. Cálculos con tiempo
      1. a. Sumar tiempo
      2. b. Restar tiempo
7. G. Los cálculos con fechas
8. H. Un poco de historia
   1. 1. Astronomía
   2. 2. Los calendarios
      1. a. El calendario romano
      2. b. El calendario juliano
      3. c. El calendario gregoriano
      4. d. El resto de calendarios

Capítulo 4: Construir rápidamente el esqueleto de una planificación anual

1. A. Enunciado del proyecto
2. B. Fase 1: análisis del proyecto
   1. 1. Las preguntas y respuestas
   2. 2. El resultado que se desea obtener
3. C. Fase 2: elección de los comandos Excel
   1. 1. La introducción de las fechas
   2. 2. Mostrar el día en letras y en cifras
   3. 3. Evitar los sábados y domingos
      1. a. La función DIASEM
      2. b. La función SI
   4. 4. Una planificación por sala
   5. 5. Un año entero por planificación
   6. 6. Reiniciar cada año con una planificación vacía y con las fechas actualizadas
   7. 7. Proteger la hoja
4. D. Fase 3: creación de la planificación paso a paso

Capítulo 5: Gestión de ausencias

1. A. Enunciado del proyecto
2. B. Fase 1: análisis del proyecto
   1. 1. Las preguntas y respuestas
   2. 2. El resultado a obtener
3. C. Fase 2: elección de los comandos Excel
   1. 1. Ganar tiempo en la introducción de las ausencias
   2. 2. ¿Cómo gestionar una tabla de gran tamaño?
   3. 3. Agrupamiento de datos
      1. a. Ocultar columnas: método básico
      2. b. Ocultar/mostrar columnas con un método avanzado: el esquema
   4. 4. Identificación rápida de los datos mediante colores
      1. a. Los colores de relleno
      2. b. El formato condicional
      3. c. Visibilidad de los encabezados de filas y columnas
   5. 5. Aviso en caso de pocos empleados en un equipo
   6. 6. Los cálculos estadísticos
      1. a. La función CONTAR.BLANCO
      2. b. La función CONTAR.SI
      3. c. La función CONTARA
4. D. Fase 3: gestión de ausencias paso a paso
   1. 1. Los elementos básicos: empleados y fechas
   2. 2. Inmovilizar paneles
   3. 3. Listas desplegables
   4. 4. Formato condicional
   5. 5. El esquema
   6. 6. Cálculo del número de empleados presentes por equipo
   7. 7. Fórmula de aviso en caso de que falten personas
   8. 8. Cálculo del número de ausencias por mes y empleado
   9. 9. Rectificar rápidamente las referencias en varias fórmulas
   10. 10. Agrupamiento de los datos por mes
   11. 11. Número de ausencias por tipo por cada equipo
   12. 12. Años bisiestos

Capítulo 6: Gestión de vencimientos

1. A. Enunciado del proyecto
2. B. Fase 1: análisis del proyecto
   1. 1. Las preguntas y respuestas
   2. 2. El resultado a obtener
      1. a. Lista de facturas
      2. b. Tesorería
      3. c. IVA
      4. d. Volumen de negocio por proveedor
      5. e. Lista de las facturas a pagar
3. C. Fase 2: elección de los comandos Excel
   1. 1. Validación de datos
   2. 2. Función SI
      1. a. Automatizar el cálculo de las fechas de vencimiento
      2. b. Automatizar el cálculo del importe de los vencimientos
      3. c. Comprobación de la introducción manual de los vencimientos
   3. 3. Fórmulas matriciales
      1. a. ¿Qué es una fórmula matricial?
      2. b. Fórmula matricial que devuelve varios valores
      3. c. Fórmula matricial que devuelve un solo valor
      4. d. Fórmula matricial con condición
      5. e. Pasar por cálculos intermedios
      6. f. Limitaciones de la fórmula matricial
      7. g. Ventajas e inconvenientes de una fórmula matricial
   4. 4. Los filtros
      1. a. Los filtros simples o automáticos
      2. b. Los filtros avanzados
   5. 5. Tabla dinámica
      1. a. ¿Qué otras soluciones tenemos?
      2. b. ¿Por qué elegir la tabla dinámica?
      3. c. Limitaciones de los filtros y las tablas dinámicas
   6. 6. Impedir la modificación de los datos
   7. 7. ¿Hay que proteger las fórmulas?
4. D. Fase 3: gestión de los vencimientos paso a paso
   1. 1. Limitar la introducción a dos valores para la columna Tipo relación
   2. 2. Creación de listas desplegables Porcentaje de IVA y Forma de pago
   3. 3. Cálculo de las fechas de vencimiento
   4. 4. Cálculo de los importes a pagar en cada plazo
   5. 5. Control de los plazos introducidos manualmente
   6. 6. Cálculo del IVA en cada pago
   7. 7. Creación de la tabla de tesorería
   8. 8. Cálculo del IVA por meses
   9. 9. Cálculo del volumen de negocio por proveedor
      1. a. Creación de la tabla dinámica
      2. b. Actualización de la tabla dinámica
      3. c. Modificación de las referencias del rango de datos
   10. 10. Mostrar la lista de facturas a pagar en una fecha en concreto
   11. 11. Protección
       1. a. Protección del fichero
       2. b. Protección parcial de la hoja
   12. 12. Conclusión

Capítulo 7: Gestión de horas extra

1. A. Enunciado del proyecto
   1. 1. Enunciado
   2. 2. Información legal
2. B. Fase 1: análisis del proyecto
   1. 1. Las preguntas y respuestas
   2. 2. El resultado a obtener
      1. a. Seguimiento diario de las horas extra
      2. b. Resumen semanal de las horas extra
      3. c. Resumen mensual de todos los empleados
3. C. Fase 2: elección de los comandos Excel
   1. 1. Hoja de seguimiento de las horas extra
      1. a. Determinar el número de semana
      2. b. Cálculo del mes
      3. c. Cálculo del mes de pago
      4. d. Cálculo de las horas de ausencia
      5. e. Cálculo de las horas trabajadas
      6. f. Cálculo de las horas extra
   2. 2. Tabla de resumen mensual
      1. a. Vincular los libros
      2. b. ¿Qué método utilizar para calcular los resultados del resumen?
4. D. Fase 3: gestión de horas extra paso a paso
   1. 1. Creación de la plantilla de seguimiento de las horas
      1. a. Cálculo del número de la semana
      2. b. Cálculo de las horas trabajadas
      3. c. Cálculo de las horas extra
      4. d. Cálculo de las horas de ausencia
      5. e. Cálculo del mes natural
      6. f. Cálculo del mes de pago de las horas extra
      7. g. Cálculo de las horas extra por semana convertidas en fracción de horas
      8. h. Cálculo de las horas extra por porcentaje de aumento
      9. i. Informar el mes de pago en el resumen semanal
      10. j. Últimos retoques antes de guardar como plantilla
      11. k. Guardar como plantilla
   2. 2. Tabla de resumen mensual
      1. a. Preparación de los criterios
      2. b. Implementación de cálculos con vínculos

Capítulo 8: Calculadora de fechas de entrega

1. A. Enunciado del proyecto
2. B. Fase 1: análisis del proyecto
   1. 1. Las preguntas y respuestas
   2. 2. El resultado a obtener
3. C. Fase 2: elección de los comandos Excel
   1. 1. Cálculo de la fecha de entrega
      1. a. DIAS.LAB y DIAS.LAB.INTL
      2. b. DIA.LAB y DIA.LAB.INTL
      3. c. DIASEM
      4. d. SI
   2. 2. Administrar los nombres de celda
      1. a. Nombrar una celda
      2. b. Eliminar un nombre
      3. c. Modificar la o las referencias de un nombre
   3. 3. Inicializar la tabla
   4. 4. La validación de datos y la protección de las fórmulas
4. D. Fase 3: nuestra calculadora paso a paso
   1. 1. Creación de los identificadores de cada celda
   2. 2. Nuestras fórmulas
   3. 3. Creación de la macro y del botón de inicialización
   4. 4. Limitar la introducción de datos a datos concretos: validación de datos
   5. 5. Protección de su calculadora
   6. 6. Guardar un fichero que contiene una macro

Capítulo 9: Planificación y seguimiento de las tareas de un proyecto

1. A. Enunciado del proyecto
2. B. Fase 1: análisis del proyecto
   1. 1. Las preguntas y respuestas
   2. 2. El resultado a obtener
3. C. Fase 2: elección de los comandos Excel
   1. 1. Proyecto con fecha de inicio o fecha de fin obligatoria
   2. 2. El calendario: formato personalizado, SI, O, DIASEM
   3. 3. Calcular la duración total del proyecto: SI y SUMA
   4. 4. Incidencia de las tareas dependientes: BUSCARV
   5. 5. Incidencia de los fines de semana en el cálculo de la fecha fin: DIA.LAB.INTL
   6. 6. Ilustración del proyecto en la parte del calendario: SI, Y, formato condicional
   7. 7. Numerosas columnas de información: fijar los paneles
   8. 8. Evitar que se modifiquen las fórmulas: protección parcial de la hoja
   9. 9. Particularidad de la gestión de proyecto a partir de una fecha de fin
   10. 10. Seguimiento del proyecto: vínculo, DIAS.LAB.INTL
4. D. Fase 3: gestión de las tareas de un proyecto paso a paso
   1. 1. Automatización de la elección del tipo de proyecto: inicio o fin
   2. 2. Automatización de la tabla de planificación del proyecto
      1. a. Calendario adaptado a la fecha de inicio o de fin de proyecto
      2. b. Lista desplegable para elegir el responsable asignado a la tarea
      3. c. Automatización del cálculo de inicio y fin de tarea sea cual sea el tipo de proyecto
      4. d. Efecto Diagrama de GANTT
      5. e. Bloquear las primeras columnas para una mejor lectura
   3. 3. Seguimiento del proyecto
   4. 4. Comparativa Real-Planificado
   5. 5. Protección parcial de las hojas y guardar como plantilla
   8. índice