Access 2019 Funciones básicas

El presente manual ha sido concebido para iniciarse en Microsoft® Access 2019 abordando paso a paso las funciones para crear y administrar una base de datos. Se ha redactado a partir de las versiones 2019 y Office 365 de este software. Tras una descripción del entorno Access, verá la manera de crear una base de datos y administrar los diferentes objetos que la componen. Seguidamente aprenderá a crear las tablas de la base de datos, a establecer relaciones entre ellas y también a introducir, modificar e imprimir los registros.

A continuación verá cómo crear un formulario para facilitar la introducción de registros y cómo crear un informe para imprimirlos de acuerdo con disposiciones variadas. Para ello deberá crear y modificar diferentes tipos de controles (cuadro de texto, casilla de verificación, botón conmutador, etiqueta, imagen, etc.).

Utilizar la base de datos consiste también en seleccionar los registros en función de uno o varios criterios (por ejemplo qué artículos tienen un precio comprendido entre 0 y 100€, etc.): es la función de las consultas, que descubrirá en la última parte del libro; verá también cómo actualizar los datos de la base con ayuda de consultas (aumentar un 10% todos los artículos de determinada categoría, por ejemplo).

Si desea profundizar en el uso de la aplicación, en la misma colección dispone del libro Access (versiones 2019 y Office 365) – Funciones avanzadas.

Generalidades

1. Iniciar Microsoft Access 2019
2. Salir de Microsoft Access 2019
3. Utilizar/administrar la cinta de opciones
4. El panel de navegación
5. Deshacer/rehacer las acciones
6. Utilizar la Ayuda intuitiva

Gestión

1. Reflexionar sobre el objetivo de la base de datos
2. Crear una base de datos nueva
3. Crear una base de datos con una plantilla
4. Abrir/cerrar una base de datos
5. Utilizar la lista de bases de datos recientes
6. Utilizar archivos de versiones anteriores a Access 2007
7. Guardar una base de datos

Objetos de la base de datos

1. Los objetos de una base de datos de Access
2. Cambiar la vista/el orden de los objetos
3. Buscar un objeto
4. Administrar los objetos
5. Mostrar las características de un objeto

Crear una tabla

1. Crear una tabla de base de datos
2. Cambiar la estructura de una tabla en la vista Hoja de datos
3. Cambiar la estructura de una tabla en la vista Diseño
4. Cambiar las propiedades de los campos
5. Definir una clave principal
6. Establecer una relación entre dos tablas
7. Administrar las relaciones de la base de datos

Hoja de datos

1. Seleccionar filas o columnas en una hoja de datos
2. Modificar el ancho de las columnas/alto de las filas
3. Inmovilizar columnas
4. Ocultar/mostrar ciertas columnas
5. Mover una columna
6. Cambiar la presentación de la hoja de datos
7. Guardar la presentación de una tabla o consulta

Registros

1. Introducir registros en la hoja de datos
2. Introducir registros a través de un formulario
3. Introducir diferentes tipos de datos
4. Utilizar la Autocorrección
5. Acceder a los registros
6. Eliminar registros
7. Ordenar rápidamente los registros
8. Filtrar los registros
9. Agregar/ocultar una fila de totales en una hoja de datos

Datos

1. Copiar/mover datos con el Portapapeles de Office
2. Cambiar el valor de un campo
3. Comprobar la ortografía de los textos
4. Buscar un dato en los registros
5. Reemplazar un dato

Imprimir datos

1. Utilizar la vista preliminar
2. Modificar los márgenes y la orientación de la impresión
3. Imprimir un objeto

Crear un formulario

1. Crear un formulario instantáneo
2. Crear un formulario con el Asistente
3. Mostrar un formulario en la vista Diseño
4. Ordenar el acceso a los campos del formulario
5. Modificar las propiedades de un formulario

Crear un informe

1. Crear un informe con el Asistente
2. Mostrar el informe en la vista Diseño
3. Cambiar el criterio de ordenación asociado a un informe
4. Crear un informe para imprimir etiquetas
5. Cambiar la configuración de las etiquetas

Imprimir un informe

1. Introducción
2. Imprimir un informe para determinados registros
3. Evitar imprimir el encabezado o el pie de página

Controles dependientes

1. Insertar un cuadro de texto
2. Insertar un campo en forma de casilla, botón de opción o botón de alternancia

Controles independientes

1. Crear una etiqueta de texto
2. Dibujar un rectángulo o una línea
3. Insertar un salto de página
4. Insertar una imagen
5. Insertar una imagen de fondo

Gestión de los controles

1. Aplicar o eliminar una disposición tabular o apilada
2. Seleccionar los controles
3. Copiar/mover controles
4. Eliminar controles
5. Cambiar el tamaño de un control
6. Cambiar el tamaño de los controles en función de los otros
7. Alinear los controles en función de los otros
8. Uniformar el espacio entre cada control
9. Mostrar un control al frente/al fondo
10. Agrupar/desagrupar controles
11. Cambiar la presentación del texto de un control
12. Modificar los márgenes de un control
13. Cambiar la presentación de los controles
14. Copiar la presentación de un control en otro
15. Modificar el formato de los valores de un control

Secciones

1. Mostrar/ocultar las secciones
2. Modificar el alto de una sección

Consultas de selección

1. Crear una consulta de una sola tabla
2. Administrar la cuadrícula de consultas
3. Ejecutar una consulta
4. Definir los criterios de la consulta

Consultas de acción

1. Eliminar registros a través de una consulta
2. Crear una tabla a través de una consulta
3. Agregar registros a una tabla a través de una consulta
4. Actualizar determinados registros a través de una consulta
7. índice